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BIツール導入後の失敗例と失敗しない為の事前準備

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BIツール導入後の失敗例と失敗しない為の事前準備

データを経営の意思決定やマーケティング、営業活動などに活用しようという潮流が生まれ、「データドリブン」という言葉が身近になってきました。特に経営においては、実現手段としてBIツールを導入する企業が増えてきました。BIツールの種類も数多く出回っており、自社の目的に合ったものを導入して活用することで、自社に蓄積されたデータを生きた会社の資産として利用できるようになります。

ただ、BIツールを導入した企業のすべてが成果を上げているわけではなく、「導入に失敗した」という声も聞かれます。
では、どうすれば導入につまずくことなく自社のデータ活用を加速させることができるのでしょうか?
本コラムでは、先人達の失敗から学ぶべく、よくある導入の失敗パターン四点と事前に準備しておくべきこと三点をご紹介します。

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1.よくある失敗パターン

BIツール導入企業によくみられる四つの失敗パターンをご紹介します。

1. 導入が目的になってしまう

BIツールを導入することそのものが目的化してしまい、導入後にBIツールが活用されないという失敗パターンです。

原因は、BIツールを導入して実現したい目的を明確にせずに進んでしまったことにあります。
BIツールの活用幅は広く、データに関するさまざまな活用を実現できるため、導入しただけではどう利用すれば良いのかわからないといった事態を招いてしまいます。

特にデータ分析に強みを持つBIツールですが、データを分析した後でどう活かすのか、その先まで見据えなければ意味がありません。

2. 難しくて使いこなせない

「導入したものの、難しくて使いこなせず活用されない」という失敗パターンです。結局は一部の機能などを限定的に使用するにとどまり、高い費用対効果は望めません。

最近では、データに関する専門知識がゼロでも活用できるように作られた「セルフサービスBI」と呼ばれるBIツールも登場し、ユーザーに求められるスキルレベルは下がってきています。

ただし、BIツールの種類や機能によっては高度なデータ活用を行うために データベース知識が求められます。導入した後で身につけても構いませんが、いずれにしても運用を担当する人材の確保が必要です。

3. 現場の同意が得られていない

BIツールの導入・選定担当者が現場を理解していなかったり、現場の声をきちんと吸い上げられていなかったりした結果、BIツールが現場に受け入れられないという失敗パターンです。

現場との乖離が起こるのは導入時だけではありません。運用段階でも多くの場合、データの分析結果から改善を指示するのは経営層などで、現場が混乱するような無理難題を求めてしまいがちです。

データに基づくPDCAサイクルを回す目的を掲げていたとしても、現場との歩調を合わせながら無理なく進めなければ現場のモチベーションの低下や摩擦が生じ、効率が落ちてしまいかねません。

4. 完璧系を求めてしまう

カスタマイズや全機能をすべて使いこなせる状態を目指すがゆえに導入に時間がかかりすぎ、運用までたどりつかないという失敗パターンです。

BIツールに合わせて業務フローなどを変更した結果、業務の効率が下がってしまうようなら考えものですが、そうでない場合、 ある程度まで調整できたら運用フェーズに移行してしまった方が良いでしょう。

失敗パターンとも通じますが、このパターンでも導入すること自体が目的化してしまいがちです。


2.失敗しないための事前準備

上記の失敗事例を踏まえ、導入前に取り組んで欲しい3つの事前準備をご紹介します。

1. 目的を明確にする

BIツールに限らずどんなツールやシステムの導入にも共通することですが、導入の目的を明確かつ具体的にすることが重要です。このステップは、自社に最適なBIツール選定に役立つだけでなく、 目的から数値目標を導き出しておくことで、運用後の効果測定の際も役立ちます。

目的を明確にしておくことで、失敗パターンを回避できるでしょう。

2. 必要な機能を整理する

目的を明確にしたら、それを実現するために必要になる機能を洗い出し整理しましょう。さらにその中でどこに重点を置くべきかを検討します。
BIツールには一般的に「ダッシュボード機能」「データ分析機能」「レポーティング機能」といった機能が備わっていますが、ツールによって特長が異なります。

必要な機能を整理しておくことで、自社に一番合ったツールを選定できるでしょう。

3. 運用ルールを決めておく

初めてBIツールを導入する場合は特に導入フェーズにのみ目が行きがちですが、導入後の運用フェーズについてもある程度のルールを事前に決めておかないとうまく定着しません。

運用ルールは、管理者(情報システム部門など)とユーザー(経営層や総務部門、製造部門、営業部門など)の二軸で検討すると良いでしょう。その際、ユーザー部門がどんな情報を求めているのかを管理者側で把握しておくことが大切です。

運用ルールが確定したら明文化して残しておき、関係者がいつでも確認できる状態にしておきましょう。異動や退職の際の引き継ぎにも役立ちます。


3.まとめ

BIツール導入でよくある失敗パターン四つと、失敗を回避するために取り組みたい事前準備三つをご紹介しました。

BIツールは、上手に使えば自社に蓄積された「情報(データ)」という経営資源を活用し、競争力強化に役に立つツールです。

導入の際は検討期間を設けて十分に準備を行い、前例のある失敗と同じ事態を招かないよう注意して進めましょう。

 

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